20 Consejos para el nuevo gerente de una PYME
Tomado de
la Página: “El Rincón del Gerente”
www.gerenteweb.com
Nuestra larga
trayectoria profesional, durante doce años en la empresa privada y
desde entonces en el mundo de la consultoría, nos permite disponer
de una amplia serie de experiencias de todo tipo, vividas en primera
persona. De entre ellas, queremos sacar hoy una serie de consejos
que sean válidos para aquellos profesionales que son contratados o
designados para dirigir empresas PYMES.
Con independencia
de que cada empresa es un mundo diferente y de que existen muchas
PYMES que tienen un tamaño, una estructura y organización que
escapan de los comentarios que vamos a hacer, sí podemos generalizar
sobre el resto. Las PYMES tienen sus propias características que las
diferencian con claridad de las grandes empresas.
Tiene también su importancia la procedencia del nuevo
gerente. Si es un hombre que ha trabajado en PYMES, trae ya una
ambientación previa importante. Pero si procede de una gran empresa
o una multinacional, se encontrará con la urgencia de adaptar su
mente y sus ideas adquiridas a la nueva dimensión e idiosincrasia de
su nueva empresa. Si no hace este esfuerzo previo, se encontrará
perdido desde el principio, creerá vivir en otro mundo y podrá
perder su imagen en cuatro días, ante el empresario que le contrató
y ante el personal de la empresa.
Consejo 1º.-
Los primeros días dedíquelos a escuchar y a observar. No
opine nada ni se dedique a poner “orden” en la empresa y a dar
instrucciones que podrían no ser oportunas o las más adecuadas.
Tenga un poco de paciencia y no se deje llevar por sus ímpetus de
corregir lo que a su juicio no se hace correctamente.
Consejo 2º.-
En esos primeros días, conozca la empresa, todas sus
instalaciones, sus actividades, el sector en el que opera. Hágase
una idea lo más completa posible de ella y de su entorno, del
mercado en el que se mueve. Tome notas, vea planos y croquis,
conozca oficinas, talleres, almacenes. No deje de entrar en todos
los rincones de la empresa. Puede tomar fotos con su cámara digital,
para analizar detalles con calma.
Consejo 3º.-
Si está Vd. en una empresa de fabricación, deberá conocer bien,
aunque le lleve días, todo el proceso de fabricación, así
como las máquinas que emplean. Si es usted de titulación o
experiencia técnica le resultará más fácil y atractivo. Si viene del
ámbito económico o administrativo, deberá de hacer el esfuerzo de
meterse en esos temas técnicos, al menos hasta cierto punto, que le
permita conocer lo mejor posible qué se fabrica allí y cómo se hace.
Consejo 4º.-
Le guste o no, tendrá que entrar en los números y las cifras
económicas de la empresa. Pida balances de situación, cuentas
de pérdidas y ganancias, memorias anuales, balances de sumas y
saldos, extractos de cuentas. Con esta información podrá ver la
situación y marcha económica de la empresa, su historia reciente
económico-financiera. Y sabrá, más o menos, donde está y cual es su
punto de partida. Al final, las cifras contables y económicas son
básicas para el día a día de un gerente. Y, con frecuencia, son las
que aprietan más y ponen a prueba la resistencia personal.
Consejo 5º.-
Pregunte y conozca si la empresa lleva algún sistema de cálculo y
control de los costes. No se sorprenda si le dicen o llega a la
conclusión de que no se lleva nada de eso. Al menos, nada que sea
fiable. La mayoría de las PYMES no tienen establecido un sistema de
estimación y control de los costes. Las hay que sí controlan y
conocen los costes directos, los que afectan a los materiales
empleados (materias primas, auxiliares o mercancías para la venta) y
la mano de obra directa (el personal que trabaja directamente en la
fabricación o prestación de un servicio).Se trata del famoso
"escandallo" de costes. Pero no los costes indirectos y los gastos
generales. Como usted sabe, sin duda, es vital conocer bien
los costes de la empresa, de las secciones y/o de los productos y
compararlos con los precios de venta.
Consejo 6º.-
No se desanime si encuentra que, a pesar de conocer bien los costes,
le insisten en que no les importa mucho ya que la empresa es muy
rentable y gana dinero. Esto le pone en bandeja muchas medidas a
tomar e ideas en este terreno que podrán llevar a la empresa a ir
todavía mejor, ser más competitiva y ganar más.
Consejo 7º.- Para todo lo anterior, es fundamental que hable con la
gente. Deberá conocer desde el primer día al personal de la
empresa. Primero a quienes van a ser sus colaboradores directos,
después al resto del personal. Entre los primeros, tendrá
posiblemente y según los casos a un Director, Jefe o Encargado (los
nombres del cargo variarán en consonancia con la dimensión y
organización de la empresa) de Taller o Fabricación, un responsable
de Administración (Director o Jefe Administrativo, o Económico-
Financiero), Director o Jefe Comercial, un Jefe o Encargado de
Almacenes y hasta puede que un responsable de Mantenimiento. Sea
cual sea el tamaño de su nueva empresa, habrá alguien al frente de
producción, administración, comercial y almacenes. Y junto a ellos,
puede haber figuras tales como un jefe de personal, un responsable
de calidad o un Jefe o Encargado de una Oficina Técnica, por poner
varios ejemplos. Este será su equipo. Debe tratarlos desde el
principio y conocerlos.
Consejo 8º.-
Una vez que sabe sus nombres, sus puestos de trabajo y, más o menos,
lo que hacen, tenga en cuenta que entra en una selva: la de las
intricadas redes de relaciones humanas y profesionales en una
empresa. Y Vd. es nuevo en ella, desconoce no solamente las
características y personalidades de cada cual, sino los lazos de
unión y las luchas intestinas, más o menos soterradas o a plena luz
del sol, que en todas partes suelen existir. Por este motivo, le
recomendamos inicialmente ¡prudencia!. No “se case con nadie”. No se
deje atrapar por las redes que le pretenda tender alguno de esos
colaboradores, que trate de hacerse con usted, ser su leal y firme
colaborador y amigo y ganar desde el primer día su confianza y su
favor. El empleado o subordinado “pelota” o “trepador” suele dar
señales de vida en el primer momento, para ganar posiciones respecto
a otros compañeros. Y esto es extensible hasta el último empleado de
la empresa.
Consejo 9º.-
Ya está usted en guardia y prevenido. Pero continúe algunos días más
en esa actitud. Escuche, oiga, pregunte, comente...con todos y cada
uno de esos colaboradores. Trate de conocer su manera de ser, al
mismo tiempo que observa y aprende lo que hacen y cómo lo hacen. Es
una primera idea, necesitará más tiempo para llegar al fondo de
todo esto. Pero no se deje llevar a juicios definitivos
sobre las personas desde esa primera idea. Por lo general, la gente
trabajadora, responsable, eficaz y leal no se muestra así, tan a la
vista, desde el primer día. Deberá usted de ir descubriéndola poco a
poco.
Consejo 10º.- Al resto de los empleados deberá de ir conociéndolos en el
sentido de saber sus nombres, sus circunstancias laborales en la
empresa y el trabajo que desempeñan. Un caso aparte será el de la
secretaria o secretarias que estén más directamente a su
servicio y, en su defecto, de aquellas personas de Administración
que hagan ese papel. Está usted ante las personas que van a estar
más cerca de su mesa de trabajo. Aunque no lo crea, muchos asuntos
de importancia van a pasar por sus manos y, en cierta forma, se la
juega un poco con esas personas. En especial de cara al exterior, a
clientes, proveedores, bancos, terceros en general. Y, también,
antes sus propios colaboradores. Empiece por observar bien a quien
tiene en esos puestos y su forma y manera de ser.
Consejo 11º.-
Aunque no sea para que se lo crea todo tal como se lo cuentan,
pregunte y escuche a sus colaboradores sobre los más diversos
aspectos de la empresa. Cada cual le va a dar sus opiniones
teñidas por su propia subjetividad. Es ley universal. Nadie
escapa, por lo general, a dar sus juicios acerca de acontecimientos,
situaciones y personas con total neutralidad y objetividad. Pero,
nadie mejor que esas personas, que llevan un cierto tiempo en la
empresa, para darle información abundante.
Consejo 12º.- No obstante todo lo anterior, que le llevará un tiempo,
con frecuencia no es posible no aportar nada personal en ese
período. La empresa hay que dirigirla y en ella hay que dar órdenes.
Es necesario y los empleados esperan, a veces con curiosidad y
expectación, a que el Gran Jefe, en este caso usted, las exprese y
haga saber. Así que no podrá escurrir el bulto y esperar a saber
todo de la empresa. Hay que jugársela desde el principio. Eso sí,
asesórese con sus colaboradores y piense bien lo que va a ordenar.
Que en esos inicios sea lo imprescindible para que la empresa
funcione sin problemas. Pero no emprenda ya las grandes reformas
que, por otra parte, puede que no sean tan necesarias.
Consejo 13º.-
Tras esa etapa introductoria, usted ya conoce y comienza a ser
conocido. La gente ha comenzado a formarse un juicio sobre su
nuevo jefe. Comenta, en privado, cosas buenas o malas, serias o
informales. Es la vida laboral. Used tiene que irse planteando
cuales son los puntos fuertes y los débiles que parece tener
la empresa. Escríbalos en su computador, haga sus primeros planes,
fije prioridades, evalúe costes de todo tipo, esboce una
planificación. Recuerde que todas las reformas y novedades es
imposible ponerlas en marcha a la vez y, además, no es conveniente.
La gente en todas partes tiene rutinas de trabajo, buenas o malas,
racionales o absurdas, eficaces o de gran dispendio de tiempo y de
medios. Esas rutinas han de analizarse recordando que cuando se va a
modificar algo, el coste de esa modificación no ha de superar
al beneficio a obtener. Y aquí coste y beneficio lo empleamos en
sentido amplio, más allá de los conceptos económicos.
Consejo 14º.-
Dentro de la planificación general de las actividades de la empresa,
si usted ha decidido comenzar a hacer cambios, modificar la
estructura personal o material, reformar o racionalizar procesos o,
sencillamente, cambiar de puesto de trabajo a personas, le
recomendamos que lo explique bien a sus colaboradores, a su
equipo. Busque convencerlos, escuche sus razones y sugerencias.
Si tiene que modificar su criterio inicial por alguna convincente
razón de cualquier colaborador, no se obstine en oponerse a ello. No
caiga en la trampa de dudar, pensando que su autoridad y su
liderazgo se puede ver resentido por modificar criterios. Es de
sabios rectificar y es de tontos o soberbios, llamados a
estrellarse, tarde o temprano, el mantener tozudamente ideas
preconcebidas o planes ideados. Un equipo tiene más ojos y más
cabezas que el Jefe. Aunque el Jefe, aparte de máximo responsable,
sea el ojo vigilante y la cabeza pensante. Lo que tratamos de
indicarle es que, dado que usted lleva todavía poco tiempo en la
empresa, corre el riesgo de hacer una revolución que acabe por
empeorar las cosas o de encontrarse que el personal le pone la proa,
al no saber a qué viene ese cambio si allí siempre se hicieron las
cosas de otra manera. Y funcionaban. Antes hay que ganarse al
personal para la causa, si la causa ha sido testeada en
reuniones y comentarios con sus colaboradores inmediatos.
Consejo 15º.-
Por el contrario, y sin que sea renegar del punto anterior, usted
deberá sacar las medida correctoras, los cambios, reformas o
novedades que crea debe poner en marcha, para el bien futuro de la
empresa, caiga quien caiga. Aunque haya oposición, que la
habrá. Siempre hay alguien que se opone, que va a la contra y que
hace guerra de guerrillas en los pasillos y tomando el café con los
compañeros. Tenga en cuenta, además que siempre hay alguien que
sueña con llegar a ser el gerente o que piensa que a él le debería
corresponder ese puesto. Y ya sabe, ¡enemigo a la vista y trampas en
el camino! Y recuerde que quien le contrató, el empresario o dueño
de la empresa, lo ha hecho para mejorar o para solucionar problemas.
Y ahí no se puede fallar. Pero con calma y sentido común.
Consejo 16º.- No deje de llamar la atención, mejor siempre en
privado, al que se lo merezca, es decir al que usted considere que
debe hacerlo. No sea blando. Pero hágalo con buenas formas y sin
herir. Es mejor, ser convincente y ganar para su causa al que ha de
dar un “tirón de orejas”. Todos recordamos nuestro “primer puñetazo
en la mesa” y nuestro primer toque de atención a un empleado o
colaborador. De todo eso se aprende. Pero recuerde que también es
bueno reconocer méritos, éxitos o una buena labor. También
hay que felicitar o felicitarse en equipo cuando sea necesario y
exista una causa u ocasión. Hay jefes que, en plan duro, dicen y
piensan que lo bueno que haga el personal era su obligación hacerlo.
Lo malo, en cambio, es una falta y hay que corregirlo por las buenas
o, más bien, por las malas. Este tipo de jefes, y he conocido unos
cuantos así, acaban siempre y al cabo del tiempo, por los suelos.
Fracasados y despreciados por su personal. Aunque a veces, durante
un tiempo, vuelen y vuelen, pareciendo que alcanzan el sol.
Consejo 17º.- Cuide el buen ambiente y las relaciones humanas
entre su gente. Dedique algo de su tiempo, escaso sin duda, a
vigilar este tema. Mire, los tiempos van cambiando y hoy en día
temas como el clima laboral en la empresa son muy valorados.
Y con un buen ambiente, se puede producir y trabajar más y mejor. Y
esto lleva a mayor competitividad.
Consejo 18º.-
Delegue las
funciones y tareas
que sean precisas para un buen funcionamiento de su empresa. No haga
que todo dependa de usted y de su presencia física. Quizás se haga
imprescindible, pero se puede resentir la actividad de su empresa, y
la paciencia de algún cliente o proveedor. Pero no deje de
supervisar todo lo que ha delegado. Es una buena solución
diseñar un sencillo manual u hojas de funciones y responsabilidades.
Defina, para cada empleado de la empresa, qué tareas ha de hacer y
qué funciones le corresponden y asígnele la cuota de responsabilidad
correspondiente. Así podrá pedir cuentas a cada cual de lo suyo y
evitará “tierras de nadie” y “zonas superpuestas”. Y esto es
organización.
Consejo 19º.-
Procure adelantarse
siempre, un poco o un mucho, a su tiempo. Es decir, no se
quede en la rutina ni se duerma en los laureles. El mundo de la
empresa es muy dinámico. Y el cambio se desplaza en forma galopante
por el día a día. No pierda de vista lo que puede llegar mañana o
pasado mañana. Por ejemplo, no se quede atrás en el uso de Internet
y las telecomunicaciones, como tampoco lo haga en las máquinas y
utillajes que la técnica va lanzando al mercado. Y así, en todos los
campos. Dedique algo de su tiempo a leer,ver, seguir por Internet,
acudir a ferias o eventos en los que vea como van los demás y como
viene el futuro. Dentro siempre de sus posibilidades y las de su
empresa PYME, por supuesto.
Y... Consejo
20º.- Es el último, pero podría se el primero. No se
agobie. No se agote. No se encierre en su despacho u oficina y
pierda de vista el exterior y la luz del sol. Vd. tiene,
seguramente, una familia. Tiene unos amigos, unos hobbys o
aficiones, unos valores, unas creencias... y tiene una salud. Todo
este entorno personal es vital para el ser humano. Y usted, gerente
de esa empresa, es un ser humano. Y por ello, tremendamente
limitado. No podrá hacerlo todo. No podrá acabar su día habiendo
tachado de su agenda todo lo que se había propuesto hacer. Se habrá
quedado a medias. E incluso, puede que haya más cosas anotadas al
final del día que al principio. Y así pasan al día siguiente.
Recuerde que no pasa nada...uno de los lemas de mi vida, heredado de
mis mayores, es el de que, al final, ¡no pasa nada!. Así que tómese
su tiempo de descanso y atienda a los suyos. A su esposa o a su
novia, a sus hijos, a sus familiares, a sus amigos. Haga deporte, si
lo practica, o lea y escuche música, si le gusta. Haga algo más que
pensar en su nueva empresa.
Posdata.-
Somos muchos los que hemos sobrevivido a esas situaciones. Y aquí
estamos. Se pasan noches oscuras, éxitos, fracasos, triunfos,
indecisiones, traiciones, pisotones de los “trepas” (que hay un
montón...), encontronazos con personas con nombre y apellidos,
desastres económicos o técnicos...pero, también, se hacen buenos
amigos, se adquieren experiencias, se aprende, se viven buenos
momentos en equipo...¡Vale la pena!
